lunes, 30 de mayo de 2011

PRESENTACION DE TRABAJOS

PUNTOS A TENER EN CUENTA

Revisar todos los contenidos del blog, hacerlo de la fecha más antigua hasta la presente
Crear un solo archivo en PDF y plasmar toda la información en él
El nombre del archivo es SIG-CUN
Aplicar Normas Icontec para la presentación de trabajos escritos
Realizar la Tabla de Contenido con fecha y con el tìtulo de la presentación
Por cada tema trabajado empezar en una nueva hoja
Importante definir las conclusiones finales, la bibliografía y la netgrafía
Fecha de entrega 31 de mayo (noche) y 4 de junio (día)
Los mismos grupos de la socialización deben trabajar los talleres, máximo tres (3)
El estudio de la empresa debe quedar en un archivo independiente en formato PDF y el nombre será EMPRESA.

REDES SOCIALES

Visitar el link que relaciono a continuación y sacar las respectivas conclusiones.

http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia-2/redes-sociales-ambito-empresarial-articular-la-comunicacion-interna.htm

martes, 24 de mayo de 2011

Esta información es básica para desarrollar el estudio que están realizando en la empresa seleccionada.

LAUNDON, Jane. Sistemas de Información Gerencial. Capítulo 13, Construcción de Sistemas. Pags. 510-551. Prentice Hall, Décima Edición. 2008.

LA INFORMACION EN LAS ENTIDADES ESTATALES

ACTIVIDAD

Leer el artículo que se editó en el Diario del Sur el 21 de mayo de 2011 y escriba su opinión.

SIG EN LA POLICIA NACIONAL

ACTIVIDAD

Identifique las variables que conforman el SIG en la entidad adjunta
Teniendo en cuenta el punto anterior, elabore un flujograma del funcionamiento del SIG en la entidad que reporta el video

jueves, 12 de mayo de 2011

BLOCKBUSTER VS. NETFLIX

ACTIVIDAD

Revisar el caso empresarial en mención del libro SIG de Jane Laundon - Capitulo 3 y resolverlo en equipo.

LECTURA DE REFUERZO

III. LOS SISTEMAS ESTRATEGICOS DE INFORMACIÓN
En la última etapa de evolución, los sistemas de información constituyen los
denominados Sistemas Estratégicos de Información. Monforte (1994) define sistema
estratégico de información como: “aquel sistema de información que forma parte del
“ser “ de la empresa, bien porque supone una ventaja competitiva por si mismo, bien
por que está unido de una forma esencial al negocio y aporta un atributo especial a los
productos, operaciones o toma de decisiones”. K y J Laudon (1996) a su vez definen
sistemas estratégicos de información como: “sistemas computacionales a cualquier nivel
en la empresa que cambian las metas, operaciones, servicios, productos o relaciones del
medio ambiente para ayudar a la institución a obtener una ventaja competitiva”.
De ambas definiciones podemos destacar el concepto “ventaja competitiva”,
relacionado directamente con la estrategia de la empresa. La ventaja competitiva de una
empresa se entiende como aquella característica de una empresa que la diferencia del
resto de competidores colocándola en una posición relativa superior para competir
4.
4
Ver Navas Lopez , J.E. y Guerras Martín, L.A. (2002)
7
Bueno y Morcillo (1994) la definen como: “el dominio y control por parte de una
empresa de una característica, habilidad, recursos o conocimiento que incrementa su
eficiencia y le permite distanciarse de los competidores”. Dicha posición de
superioridad sobre los competidores ha de ser sostenible en el tiempo, pues solo así se
lograrán los resultados para la organización.
Así un sistema de información permitiría a una organización obtener unos
mejores resultados que el resto de agentes de la economía. La empresa se beneficiaría
de una reducción de costes en la fabricación del producto, reducción del coste de
comunicación entre las diferentes áreas de la empresa, mejor coordinación entre los
diferentes niveles jerárquicos de la empresa, una mejor conectividad con proveedores y
clientes, rápida adaptación a las necesidades del consumidor, disminución del tiempo de
entrega del producto, etc. De este modo se reforzaría la posible estrategia seguida por la
empresa, por ejemplo las planteadas por Porter: liderazgo en costes, diferenciación del
producto y concentración
Aquellas organizaciones que no valoren los sistemas de información como un
elemento estratégico, o aunque los tengan presentes no lo desarrollen de una forma
coherente con su estrategia, se enfrentarán a una gran diversidad de problemas: los
competidores, proveedores y clientes pueden incrementar su poder a la hora de negociar
con al empresa, aparece el establecimiento de objetivos empresariales inalcanzables con
los sistemas de información actualmente disponibles en la empresa, surge duplicidad de
esfuerzo, inexactitud de los sistemas, gestión inadecuada de la información, mala
elección de las tecnologías de la información, ... De este modo los sistemas estratégicos
de información permiten a la empresa sobrevivir en entornos altamente competitivos y
lograr un crecimiento de la organización. Una organización puede plantearse utilizar el
modelo de fuerzas competitivas de Porter (1982), donde la empresa relaciona las
amenazas y oportunidades que puede encontrarse con los agentes externos y actuar en
consecuencia.
5.
Figura 2: Núcleo Competitivo de Porter (1982)
5
Ver “Estrategia Competitiva” , Porter (1982)
Empresa
Competidores
actua les
Proveedores Clientes
Nuevos entrantes
Productos y
servicios
sustitutivos
8
Partiendo de dicho modelo, los sistemas de información nos servirían para poder
competir y obtener unos mejores resultados:
a)
mejorar el control de los canales de distribución y aprovisionamiento para
limitar el acceso de los competidores. Igualmente pueden utilizarse los
sistemas de información para adecuar mejor nuestros productos a las
necesidades del cliente, explotar economías de escala con el fin de reducir
precios y competir ante una posible guerra de precios con las empresas
adversarias, siendo más agresivos en la estrategia de liderazgo en costes.
b)
mejor adaptación a las necesidades del cliente, establecer una correcta
adecuación de calidad-precio de nuestro producto, identificar más fácilmente
las necesidades insatisfechas de los consumidores y redefinir los segmentos
del mercado
c)
constituyen un arma que permite reducir costes o mejorar la imagen de
marca de la compañía.
d)
pueden ser utilizados como un medio de equilibrar el poder con los
proveedores y los compradores de nuestro producto.
La empresa puede conseguir la ventaja competitiva bien diferenciando el
producto (tratando de crear lealtad a la marca, intentando que el producto de la
compañía cree más valor en el consumidor), utilizando la estrategia de liderazgo en
costes (los sistemas de información permiten disminuir los costes de comunicación e
intercambio de la información dentro de las organizaciones, siendo evaluado dicho coste
tanto en tiempo como en dinero) o bien utilizando una estrategia de concentración
(utilizando una estrategia similar a las anteriores pero concentrándonos en un segmento
concreto del mercado).

Tonmado de:

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN: EVOLUCIÓN Y
DESARROLLO
Alejandro HERNANDEZ TRASOBARES
Departamento de Economía y Dirección de Empresas
Universidad de ZaragozaAmenaza de nuevos participantes: los sistemas de información permitiránAmenaza de productos o servicios sustitutivos: se puede conseguir unaRivalidad con los competidores actuales: los sistemas de informaciónPoder negociador de clientes y proveedores: los sistemas de información

miércoles, 11 de mayo de 2011

ACTUALIZACION TECNOLOGICA

USTED TIENE EL INTERES

Temas importantes. Visite el link que encuentra a continuación.

http://www.lanotadigital.com/opinion/lideres-tecnologicos-y-millonarios-26739.html

Lo invito a que se inscriba en la página adjunta.

martes, 10 de mayo de 2011

MODELO SIG

Activando tu correo institucional, puedes
linkear docs y revisar una Propuesta sobre
la aplicación de un modelo SIG. Esta informaciòn
te sirve para realizar tu trabajo final .

El documento se llama PROPUETA DE UN MODELO SIG

SEGUNDA PARTE

Hay menos niveles de administraci´ony los empleados tienen mayor autonomia

para tomar decisiones, esto es porque los sistemas de informaci´on brindan mayor

cantidad de informaci´on.

Separar el trabajo de la ubicaci´on geogr´afica

El trabajo va al trabajador.

Reorganizaci´on de flujos de trabajo

El sistema de informaci´on se encarga del trabajo que antes era manual.

Creciente flexibilidad de las organizaciones

Con esto logran una mayor respuesta a los cambios.

El cambiante proceso de administraci´on

Los sistemas de informaci´on proporcionan a los administradores mas y mejores

capacidades.

Redefinici´onde las fronteras de las organizaciones

Con ayuda de las redes (Internet) es mas facil conseguir productos y servicios

externos.

Una vez que se consigue una ventaja competitiva hay que mantenerla.

Retos:

Integracion

de los sistemas, para lograr mayor eficiencia.

Mantenimiento de la ventaja competitiva

Aplicaciones de sistemas clave en la organización

En una organizaci´onhay varios sistemas que proporcionan distinta informaci

´on

1. Diferentes clases de sistemas

en el nivel operativo

rutinarias de la empresa, como vender, comprar, depositos, etc.

apoya a los encargados de las operaciones

en el nivel de conocimientos

con documentos, contadores?, por ejemplo.

ayuda a las personas que trabajan

en el nivel de administraci´on

decisiones (no rutinarias, para distinguirlas de las del nivel operativo).

ayuda a los encargados de tomar

en el nivel estrat´egico

de determinar la estrategia de la organizaci´on.

ayuda a los administradores (gerencia) encargados

2. Seis tipos principales de sistemas

Sistemas de Procesamiento de Transacciones (STP)

Sirven al nivel operativo en el trabajo diario (p.ej.: impresora fiscal). Se

pueden identificar 5 categor´ıas: ventas y marketing, producci´on, finanzas, contabilidad,

recursos humanos.

Sistemas de Trabajo de Conocimientos y de Automatizaci´onde Oficinas

Los

nueva informacion, como contadores, ingenieros, etc.

Los

procesan la informaci´oncomo secretarias, archivistas, etc.

sistemas de trabajo de conocimientos (KWS) ayudan a quienes creansistemas de automatizaci´onde oficinas (OAS) en cambio ayuda a quienes

Sistemas de Informaci´on Gerencial (MIS)

Brinda informes a quienes administran una organizaci´on Estos informes son

resumenes de las actividades rutinarias e informes de excepci´on.

Sistemas de Apoyo a Decisiones (DSS)

Ayuda a quienes deben tomar decisiones que son semiestructuradas, unicas

o que cambian rapidamente. Son mas analiticos que otros sistemas. Son interactivos.

Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS)

Sirven al nivel superior de administradores, y le brinda informaci´ondel entorno.

3. Relaciones entre los sistemas: integraci´on

Generalmente el TPS, es la fuente de datos para otros sistemas.

Retos gerenciales

ACTIVIDAD

Conclusiones
Conceptualizar la información

SIG EN LAS ORGANIZACIONES

Nuevas opciones para el dise˜no de las organizaciones:

la empresa conectada en red

Aplanamiento de las organizaciones

TRABAJO FINAL

Seleccionar una empresa de la región
Identificar la empresa

Historia
Marco legal
Marco Jurídico
Plataforma estratégica

Mediante el método de encuestas, identificar el estado actual de la información que genera la empresa

Aplicar la formula de muestreo
Aplicar el cuestionario
Codificar
Graficar
Analizar cada pregunta
Realizar un anális general
Recomendaciones

Mediante un método administrativo identificar los problemas que se presentan con la información en la empresa seleccionada

Analizar el problema
Aplicar un método empresarial para la solución a los problemas encontrados

Mediante un Plan Operativo (en este blog encuentra un modelo), implemente un SIG en la empresa seleccionada

Defina el enfoque para la construcción del SIG en la empresa seleccionada
Análisis y diseñoa de los SIG en la empresa en estudio
Creación del SIG
Aplicativos (descripción y resultados)

RECOMENDACIONES

El estudio no es de factibilidad
El estudio no es un diagnóstico empresarial
El estudio no es un Plan de Negocios
El estudio no es un MECI
Concentrese en trabajo solicitado
Utilice normas ICONTEC
Empiece de una vez
No copie los modelos existentes en la empresa en estudio o en otras empresas
Asesorese permanentemente del tutor (SKYPE de 4:00 a 5:00 pm de lunes a jueves)
Defina horarios de estudio
Acompañese de la bibliografía y cibergrafía incluído este blog
Revise todos los días el blog

lunes, 2 de mayo de 2011

CASO EMPRESARIAL

Antes de continuar con la solución al caso que menciono a continuación, debe revisar en este blog el tema sobre Recomendaciones para la Solución de Casos Empresariales.

Lea atentamente y resuelva el caso PUEDEN LOS SIG AYUDAR A IMPEDIR UNA CRISIS DE SALUD PUBLICA?

Este caso lo encuentra en el libro SIG de Kenneth C. Laudon, el cual hace parte del inverntario de la biliotéca institucional.

REFUERZO AL TEMA DE LAS ERAS Y LA INFORMACION

El estudiante debe tener las herramientas suficientes para alcanzar las competencias necesarias, por ello debe acompañarse de un equipo de trabajo para realizar enlaces de conocimiento y profundizar en los temas de interés y fortalecer aquellos que aún presentan debilidades.

La lectura es importante en el ser, pero aplicar lo que aprendido es muchas veces mejor. Por ellos la cultura del conocimiento nos lleva a cambiar los esquemas de aprendizaje obligandonos a ser generadores de problemas y solucionadores de estos a través del intercambio de información.

REVISE EL LINK QUE ENCUENTRA A CONTINUACION Y SAQUE SUS PROPIAS CONCLUSIONES.

http://www.google.com/imgres?imgurl=http://platea.pntic.mec.es/~lgonzale/tic/calculo/imagenes/binary.jpg&imgrefurl=http://antonelabacolla.blogspot.com/&usg=__KC25y-y0_Ucmt5sk1hLNZMcFr74=&h=249&w=376&sz=30&hl=es&start=1&zoom=1&itbs=1&tbnid=KFVYC2zAs1OuzM:&tbnh=81&tbnw=122&prev=/search%3Fq%3Dprocesando%2Bdatos%2Ben%2Bmovimiento%26hl%3Des%26biw%3D1899%26bih%3D798%26gbv%3D2%26tbm%3Disch&ei=Fh6_TbyeM4ukugPk6In6BQ

PPRINCIPIOS DEL SIG

Antes de empezar la lectura, lo invito a que revise en este blog los pasos para una adecuada lectura y aplíquelos hasta llegar al resumen.

LECTURA

Principios de Sistema de Información Gerencial

En el capítulo anterior hemos analizado a grandes rasgos la TGS en función del estudio y análisis de las organizaciones, siguiendo lo propuesto por Katz y Kahn y el papel asignado a la información, este capítulo se enfocará a describir la importancia de la información y las principales características de los Sistemas de Información Gerencial (SIG), y los niveles jerárquicos organizacionales a los cuales llega la información. El término Sistemas de Información Gerencial, no se limita únicamente a la información requerida por las gerencias, si no a la información requerida por todas aquellas personas que toman decisiones.

2.1 Importancia de SIG en el sistema organizacional.

Como hemos señalado al finalizar el capítulo anterior, un deficiente sistema de información ofrece el contexto ideal para el desarrollo de un proceso entrópico, a continuación señalamos las principales implicancias de SIG, extraídas de la revisión de Waterfield & Ramsing (1998)

· La información es la base del funcionamiento de toda la organización.

· Mientras mejor sea la información en una organización, ésta podrá administrar mejor sus recursos.

· La información es ventaja competitiva.

· Permite tomar decisiones efectivas respecto al devenir de la organización.

· El sistema de información revoluciona el trabajo del personal de campo.

· Permite a los supervisores un mejor control del trabajo bajo su responsabilidad.

· El SIG permite el establecimiento de los indicadores de gestión.

Senn (1988) indica que los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de los niveles tolerables de rendimiento, estos reciben el nombre de estándares. Para que los estándares se cumplan o se superen es necesario ejercer control sobre los procesos que desarrolla la organización para cumplir con sus objetivos productivos y de desempeño; la información en esta parte cumple un rol fundamental ya que por medio de ella que se conoce el rendimiento de la organización como tal.

Según este mismo autor, hay cuatro elementos para un modelo de control básico:

· Estándar para medir el rendimiento aceptable.

· Método de medición para ese rendimiento aceptable.

· Forma para comparar el rendimiento real con el estándar.

· Método de retroalimentación.

Todo proceso de control que se ejerce en la organización, no tendría una característica sistémica, si la información obtenida producto de la comparación del rendimiento con el estándar no regresara al subsistema que ha sido sometido al control, de darse el caso, el subsistema no tendría parámetros para mejorar el rendimiento que presenta, por tal motivo, el sistema de información en esta parte cumple un rol importante para la mejora del funcionamiento de la organización.

Por otro lado Rufasto (2002) señala la importancia de contar con un sistema de inteligencia de información, el cual define como “(...) sistema de obtención y registro de datos relevantes para las actividades de nuestra empresa (...)” (p.34); así mismo, recalca la necesidad de contar con un excelente equipo de inteligencia de la información[1], clasificando a los miembros de dicho equipo de la siguiente manera:

· Cazadores de información: Son analistas dinámicos de la información, y constituyen el elemento más agresivo y dinámico del equipo de inteligencia de información. Buscan una nueva oportunidad comercial.

· Recolectores de información: Agentes dedicados a revisar de forma diaria y metódica una serie de publicaciones e informes periódicos.

· Registradores, archivadores y procesadores de información: son los que procesan la información obtenida por los cazadores y recolectores de información.

· Experimentadores – desarrolladores de potencial: Dedicados a hacer análisis con los recursos corrientes de la empresa.

· Clasificadores de oportunidades: Son analistas de la empresa que tratan en forma sistemática las relaciones de oportunidad ubicadas, la información bruta y los reportes de procesamiento interno, a fines de enumerar las diversas oportunidades de negocios que aparecen ocultas a simple vista.

· Analistas de recursos humanos y organización: Formulan reportes y análisis cualitativos y cuantitativos del desempeño de los equipos, de la eficiencia de la estructura organizacional y del estado de las competencias y compromiso de cada agente de la empresa.

2.2 SIG: Definición.

El buen funcionamiento, dentro de los estándares normales de un SIG, genera que la información pueda llegar a las manos de las personas que toman decisiones. La calidad de la información que llegue, se sustenta en otros procedimientos y estructuras que se definen previamente en la estrategia organizacional, y su procesamiento depende de la especialización y diferenciación de los cargos al interior de la organización; es decir, los datos que seleccione y analice el departamento de recursos humanos, es diferente a la información que seleccione y analice otros departamentos como los de marketing por ejemplo (se pone de manifiesto la diferenciación); pero por otro lado, el nivel de análisis y profundidad que se da a la información, será variable en función a los especialistas y a los niveles jerárquicos dentro del mismo departamento; por ejemplo, la profundidad en el análisis de los datos de quien ocupa el cargo de Gerente de recursos humanos, y de quien ocupa el cargo de practicante de recursos humanos (se pone de manifiesto la especialización), por tanto la experiencia y el grado de especialización para los objetivos del departamento, son filtros para el análisis de datos[2].

Según Waterfield & Ramsing (1998) un SIG es: “(…) un sistema de información gerencial es la serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en bruto, procesarlos en información utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en que estos la requieran.” (pp. 3 – 4) esta última parte, es la principal característica del sistema de información, tiene que llegar a los usuarios, caso contrario una adecuada recolección y procesamiento de datos de nada servirá si no llega a las manos de quien la solicita en el tiempo establecido.

Un sistema de información no implica solamente el uso de un programa de computadora y la capacitación para el mismo, implican la comunicación entre las personas sobre situaciones que afectan el trabajo y el desempeño de los miembros de la organización (Waterfield & Ramsing, 1998). Estas dinámicas son procesos humanos dentro de la organización, que no escapan al análisis en el estudio de los SIG.

Estos mismo autores señalan, que los sistemas son un conjunto de elementos que funcionan juntos para alcanzar objetivos comunes, y en función de SIG hace mención a dos tipos de sistemas:

· Sistemas formales: Que son definiciones aceptadas y fijas de datos y procedimientos para obtener, almacenar, procesar y entregar información.

· Sistemas informales: Se basan en reglas de conducta no expresadas.

Por otro lado, es importante notar la diferencia que hacen estos autores con respecto a dato e información; es más, esta diferencia bien podría responder a muchas problemáticas organizacionales que escapan al análisis del sistema. Se considera “dato” a todo hecho aislado no procesado, que no revela nada de forma aislada; por ejemplo: el hecho que en el departamento de ventas un vendedor halla reportado una reducción de 5% en ventas en su zona, es más lo mismo se aplicaría, si esta fuera la constante en el 60% de la fuerza de ventas, estos son datos en bruto, que no son procesados. Se considera “información” a los datos procesados o transformados que ayudan a alguien a tomar una decisión o a comprender algo mejor; siguiendo el mismo ejemplo, de nada servirá presentar al gerente de ventas las facturaciones del 60% de la fuerza laboral que ha presentado esta deficiencia, lo que correspondería es presentar la información con respecto a que productos se ha dejado de comprar por los clientes, las zonas geográficas afectadas, el análisis del mercado para conocer la tendencia, entre otros.

Como bien señalan estos autores, y teniendo en cuenta la perspectiva sistémica, que indica que las entradas al sistema deben mantener a la organización provista con la energía necesaria que será procesada para salir al medio y mantener el equilibrio con el ambiente. Una institución puede estar saturada de datos y sin embargo, contar con poca información, lo cual generaría una pobre retroalimentación del sistema, esta es una condición más para el contexto ideal del proceso entrópico.

2.3 Implicancias del SIG en el diagnóstico organizacional.

Con respecto a las implicancias del SIG para el diagnóstico organizacional, es importante definir dentro del modelo de análisis organizacional, la ubicación y principales características dentro del modelo que cumple el SIG, así como las estructuras en las que se soporta, entre otros. Senn (1988) señala que la información crítica que se debe conocer es:

· Canales no formales.

· Cuántas interdependencias existen.

· Personal clave y las funciones.

· Relaciones críticas de comunicación (¿Cómo circula la información y como interactúan las áreas?).

Pulido (2003) plantea un modelo de análisis organizacional llamado “Modelo jerárquico de transformación organizacional” [3] por el cual señala que los atributos de la organización son:

· Cultura ad hoc. Pautas de comportamiento que comparten los miembros de la organización, a través de cada contacto interpersonal; reflejando estilos de interacción, normas y valores.

· Estrategia. Gestión del liderazgo de la organización, fundamentada en los aspectos decisionales que el estilo de gestión y el desarrollo de liderazgo requieren.

· Diseño. Soporte que requiere una organización para transformar los insumos. El funcionamiento de este soporte considera los niveles de comunicación y diseño organizacional como parte de su organización del trabajo.

· Sistemas de conocimiento. Son los conocimientos y tecnología que los directivos y colaboradores poseen de su negocio. Se expresan en el conocimiento y la eficiencia de los procesos; así como, en los sistemas de medición y control, mediados por el uso de sistemas informáticos.

Especial atención, merece la última variable del modelo [para los fines del presente trabajo], en el cuál el autor señala que estos procesos son los encargados de retroalimentar los estándares de eficiencia de la organización. En esta variable considera así mismo, dos dimensiones: 1. Decisiones para la eficiencia del conocimiento, compuesta por la práctica en la toma de decisiones y la relación interdepartamental; 2. Sistemas de medición y control, compuestos por los sistemas de medición, el acceso a la tecnología informática y los sistemas de control y supervisión de procesos.

Por otro lado, Zanabria (2005) plantea el modelo de análisis de “incorporación efectiva” por el cual divide la organización en cuatro partes, a los cuales denomina pilares organizacionales, estos pilares son: 1. La parte humana estratégica, 2. La parte humana operativa, 3. El contenido del trabajo, 4. Estructura organizacional. Las cuales se encuentran unidas por factor integrador que es la cultura organizacional, a partir de la interacción de estas partes, se dan 6 procesos centrales, los cuales son:

· Procesos de Gestión: Interacción del talento humano, que permite encaminar las acciones de las personas a los rumbos estratégicos programados para la organización.

· Procesos Productivos: Conjunción de los esfuerzos humanos y organizacionales para proveer un servicio o un sistema de producción.

· Procesos Administrativos: Actividades que encamina la dirección o personal superior para cuidar los intereses de la organización.

· Procesos Orgánicos: Interacción del área netamente organizacional, que se caracteriza por el establecimiento de relaciones de confianza mutua, una clara delimitación de funciones y flexibilidad de la organización para adaptarse al entorno.

· Identificación o pertenencia: Sensación que experimentan las personas de ser parte de una organización, por lo cual se ha establecido un contrato psicológico que les permite lograr objetivos personales a cambio de esfuerzo y dedicación en el trabajo.

· Criterios de Acción: Parámetros que guíen el desenvolvimiento de las personas al interior de las organizaciones; a su vez, diferencian los planes directivos con respecto a los objetivos programados para las personas que forman parte de la organización.

Este autor considera que los sistemas de información, forman parte de los procesos orgánicos, los cuales dan a la organización las características de ser un organismo social y vivo, con la flexibilidad necesaria para poder adaptarse a los cambios del medio. Otro elemento importante que cabe rescatar de este modelo es el uso de la tecnología, el cual se encuentra ubicado en los procesos productivos, considera a la tecnología como los equipos y herramientas de los cuales se valen las personas para poder desempeñar su trabajo[4].

Existen diferente modelos de análisis organizacional, bien podríamos mencionar a Mintzberg y la estructura en cinco, los trabajos de Lawrence y Lorsh y el modelo de análisis que proponen, a Hax y Majluf, entre otros. Estos modelos que hemos detallado, son propios de autores peruanos y han sido citados a manera de ejemplos para poder ubicar la importancia del SIG dentro del sistema organizacional.

2.4 ¿Qué abarca un SIG?

Para Waterfield & Ramsing (1998), los SIG, tienen una extensión tal [y justificadamente], que abarcan todos los sistemas que una institución usa para generar la información y que guiara las decisiones de la gerencia; en este sentido, podríamos decir que las actividades principales y de apoyo de la organización sustentadas en la cadena del valor de Michael Porter, son las que sustentan la información necesaria para la gestión de la información en la organización.

Las actividades principales de la organización, descritas en la cadena de valor de Michael Porter son las siguientes:

· Logística interna.

· Operaciones.

· Logística externa.

· Marketing y ventas.

· Servicio.

Las actividades de apoyo vendrían a ser las siguientes:

· Infraestructura.

· Recursos humanos.

· Desarrollo tecnológico.

· Compra de insumos.

CONSULTAR:

La cadena de valor de Michael Porter.

Rufasto (2002) señala que la importancia de la cadena de valor, es que permite evaluar el potencial de creación de valor de una empresa; es decir, la empresa puede crear valor (aumentar el margen) usando sus ventajas competitivas, las que corresponden a las competencias nucleares, residentes en algunas de las secciones del diagrama. La importancia de este diagrama, para los fines del SIG, es ver las partes de las que podemos extraer la información y el uso para la mejora del desempeño de la organización. Por ejemplo, si se descubre gracias al circuito de información que la empresa tiene un buen sistema de logística interna, se deben enfocar los esfuerzos en esa parte y no en otra, ya que los esfuerzos que a esta parte se brindan serán muy eficaces en la disminución de costos, aumento en el volumen de producción, mejora de la calidad.

Un SIG, tiene características propias que determinarían su efectividad, estableceremos a continuación tres criterios con características propias; estas son: Identificación minuciosa de las necesidades de información, comunicación efectiva entre la gerencia y el personal del área de sistemas, por último, expectativas realista sobre la tecnología de la información. (Waterfield & Ramsing, 1998)

· Identificación minuciosa de las necesidades de información.

- Establecimiento de los indicadores que señalaran la necesidad de mejora en el sistema de información.

- Cómo deben ser examinados.

- Quienes deben recibir la información.

· Comunicación efectiva entre la gerencia y el personal del área de sistemas.

- Estas partes deben hablar el mismo idioma.

- Establecer un sistema que responda a la necesidad.

· Expectativa realista sobre el uso de la información.

- Los usuarios deben conocer los alcances del sistema.

- Establecimiento de planes de contingencia.

- Capacitación de los usuarios.

2.5 Niveles de uso de la información.

Según Hurtubise[5] (1984, citado por Waterfield & Ramsing, 1998) existen tres niveles de uso de la información, es importante conocer estos niveles ya que la información variará en función del uso al que esté destinada. Existen tres niveles de uso de la información:

· Información necesaria para el planeamiento estratégico: Utilizada generalmente por el directorio o la gerencia para la toma de decisiones y para verificar si la organización está cumpliendo con sus objetivos fundamentales. Esta información también apoya la toma de decisiones sobre la adquisición y disposición de los recursos. La información estratégica se utiliza como pronóstico y trata sobre el futuro y las situaciones relativamente desconocidas. Esta información se orienta al largo plazo.

CONSULTAR:

LA INFORMACION EN DIFERENTES NIVELES DE USO

· Información necesaria para el control gerencial: Información que llega a las gerencias con la finalidad de verificar si se está haciendo buen uso de los recursos y si se está siguiendo lo planeado. Los responsables de la toma de decisiones requieren de esta información para mantener el control de las actividades y el desempeño de la organización. Se busca con ello que la organización pueda reaccionar a tiempo a cualquier señal de alarma. Esta información está enfocada a mediano plazo [el autor considera el mediano plazo desde los 3 meses al año].

· Información necesaria para el control operacional: El personal encargado de llevar a cabo actividades diarias necesita de información operacional que les permita cumplir con sus tareas; por ejemplo: el desarrollo de programas de capacitación. La información operacional permite que el usuario tome una acción determinada. Esta información está enfocada en el corto plazo.

2.6 Uso de los reportes y características de la información.

Como ya hemos visto, la información cumple un rol estratégico al interior de la organización, hemos examinado la importancia de la efectividad del SIG. Cabe señalar ahora, que la parte que todos ven y utilizan de un SIG, es el reporte. (Waterfield & Ramsing, 1998)

Los reportes son los documentos que contienen la información, y son estos los que llegan a las manos de quienes toman las decisiones; por ello, de la calidad de los reportes, se puede suponer, se derivará las acciones a tomar. El reporte es el producto terminado del SIG.

La mayor debilidad de un SIG es la deficiente estructuración del reporte, el pobre nivel de información y la educación de los usuarios con respecto al uso de los reportes (Waterfield & Ramsing, 1998). Una magnífica información puede ser un cero a la izquierda en las manos equivocadas.

Por otro lado, si la información no llega al personal en una forma útil, el SIG prácticamente carece de valor (Waterfield & Ramsing), y como se ha señalado, estas deficiencias ponen el contexto ideal para el proceso entrópico.

Si observamos la figura 4, veremos que la información varía en cuestión de detalles y contenido en función de los niveles que la usarán. A continuación describimos las características de la información que se vierten en los reportes (según Hurtubise 1984, citado por Waterfield & Ramsing, 1998)

· Fuente: La información puede ser de origen interno, como son los reportes contables, la cartera de clientes, informes de personal, etc. o de fuentes externas, a medida que crece el valor estratégico de la información, como son: las tasas de inflación, las tendencias del mercado, tendencias de crecimientos económico, la legislación vigente, etc.

· Cobertura: La información de carácter estratégico trata con una diversidad de temas, y aspectos relacionados con la institución como un todo. Si descendemos de la pirámide la información se vuelve más restringidas y se refieren a actividades individuales, departamentales y empleados.

· Nivel de detalle: La información estratégica examina el desempeño de los aspectos estratégicos para toda la organización, y se suele comparar con los estándares establecidos por otras instituciones, con ello se configura una fuente externa de información, lo cual nos lleva a un nivel de detalle condensado. Por otro lado, la información operacional requiere un nivel de detalle específico o detallado por que se refiere al desempeño individual de las diferentes actividades organizacionales.

· Horizonte temporal: La información estratégica mira hacia delante y es especulativa. En cambio, la información operacional se basa en datos históricos. La información gerencial compara los datos actuales con las metas presupuestadas.

· Antigüedad: La información operacional, se basa en información reciente. En cambio, la información estratégica se basa en datos antiguos; con fines de realizar comparaciones, la información siempre ha de estar actualizada.

· Precisión: La precisión es muy importante para el personal operacional, ya que sobre ésta deberá actuar el personal de la organización. La información gerencial puede tolerar algunas imprecisiones. La información estratégica es la que tolera el mayor rango de incertidumbre ya que ésta trata con lo que puede suceder en el futuro.

· Frecuencia de uso: La información operacional deberá ser generada frecuentemente — mensualmente, semanalmente, aún diariamente y en algunos casos bajo demanda. La información gerencial es menos frecuente, por lo general es mensual o trimestral. La información estratégica sólo se requiere en forma periódica — usualmente una vez al año.

Hemos descrito las principales características de SIG, cabe recalcar ahora que el establecimiento de un SIG puede requerir la reestructuración de tola la organización, incluso puede afectar aspectos culturales de la organización, la implementación de un SIG afecta específicamente: (Waterfield & Ramsing 1998)

· Modificación de las responsabilidades del personal.

· Rediseño de procesos operativos y humanos.

· Racionalización de políticas financieras.

· Inversión de tecnología informática.

[1] La propuesta de Rufasto tiene una perspectiva netamente comercial, es interesante el planteamiento por cuanto hace una diferenciación de los miembros que deben formar parte del equipo de sistemas de inteligencia de información.

[2] Dentro de la especialización, podríamos señalar también las diferentes especialidades en un mismo departamento, o en el mismo cargo si hiciéramos un comparativo del desempeño en diferentes empresas; por ejemplo, un contador que se encarga de la gerencia de recursos humanos verá y buscará diferentes datos a los que busque un psicólogo y/o un relacionista industrial que ocupa el mismo cargo en otras organizaciones.

[3] Este modelo es diseñado para el análisis integral del clima organizacional, como el mismo Pulido (2003) lo señala. El modelo está basado en el trabajo del holandés Willem Mastenbroek (1993, citado por Pulido, 2003).

[4] El trabajo de Zanabria (2005) aún se encuentra en desarrollo, actualmente busca brindar al modelo una herramienta que permita evaluar el clima organizacional en función a los procesos señalados.

[5] Adaptado de Rolland Hurtubise, Managing Information Systems: Concepts and Tools (West Hartford, Conn.: Kumurian, 1984).

Tomado de: Estudios de la Información en las Organizaciones

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